山东省招远市有一个面积500多平方米的档案管理机构，保管着全市484个企业6万多名职工的档案。这就是招远市劳动和社会保障局档案科。
　　几年来，招远市在劳动就业和社会保障工作中 ，牢固树立“以档为本”的理念，面对新形势下企业职工档案分散管理出现的种种困惑，对企业职工档案管理方式进行了大胆而有效的改革，实行了区域化集中统一管理，并逐步实现了收集经常化、管理规范化、服务网络化，促进了社会的和谐稳定。大集中带来了大和谐。
　　体制和谐：档案由分散到集中势在必行
　　在计划经济体制下，企业职工档案是由劳动部门和档案部门监督指导、企业主管部门或企业自行管理的。这对于当时的劳动管理、政策落实以及生产建设起到了重要保障作用。但是，随着经济体制和劳动制度改革的深化，企业职工档案分散管理的方式，已不适应现代企业劳动用工制度改革和劳动力大就业的需要，其弊端日渐凸显出来：企业对其职工档案管理力度削弱，不规范、不建档、丢失、伪造、涂改以及“人档”分离现象比较严重；民营企业、乡镇企业、外商投资企业的职工档案管理工作成为死角，引发了诸多社会问题；破产、倒闭企业的职工档案无处存放，造成档案流失，严重影响了劳动再就业工作的顺利开展。
　　在此情况下，招远市为“医治”企业职工档案分散管理存在的“不适应症”，更好地服务现代企业劳动用工制度改革，确保劳动力市场的有序运作，对企业职工档案管理方式进行了改革，成立了档案科，按规定范围对辖区内企业职工档案实行了集中统一管理，走上了“高度集中、科学管理、优质服务”的发展轨道。截至目前，市属企业、股份制企业、外商投资企业的中方职工，乡镇、村办、私营企业中的正式职工，实行劳动事务代理的职工档案，集中管理率达95％以上。
　　管理和谐：档案管理实现制度化规范化
　　企业职工档案集中管理后，招远市加强了制度化、规范化建设，基本达到了完整、准确、安全、严密、系统的要求。规定企业法人代表要对本企业职工档案的完整性负总责，指定劳资人员具体负责日常材料的积累和移交归档工作，做到不积压、不丢失。同时，采取必要的行政、法律和经济等手段，加强日常移交归档工作的管理和监督。为确保档案的真实性，采取了四项措施：一是企业职工材料的移交由专人负责，其他人员不得代交。二是移交时限原则上不得超过3个月，过期不予认同归档。三是严格送审登记程序，要求交接当事人认真履行签字手续。四是实行质量责任制和过错追究制。库房管理设置安全防护线，认真落实“九防”措施，确保企业职工档案万无一失。结合本地区本单位实际，建立“七制一办法”和“五簿一记录”，在接收、输入、查询、取证和借阅等环节形成一套严密的工作制度和程序。“七制一办法”，即档案接收转出制度、档案库房管理制度、档案登记统计制度、档案工作保密制度、档案鉴定销毁制度、档案查阅借阅利用制度、现代化设备管理制度和企业职工档案管理办法。“五簿一记录”，即接收档案材料登记簿、职工档案登记簿、接收转出登记簿、职工流动登记簿、查阅借阅登记薄和职工档案调整修改记录。集中后的企业职工档案进行了系统化管理。在门类上，将企业职工档案按在职、失业和劳动事务代理三大系统分别进行管理。在内容上，按招收录用类、履历类、工资类、考核类、奖惩类、政治面貌类、保险福利类、其他八个方面系统整理。在排序上，其三大系统分别采用“企业——时间”排列；卷内档案材料的八个方面内容依次按时间先后排列。
　　服务和谐：档案服务促进社会稳定
　　为解决好“档案集中与利用者分散”的矛盾，招远市认真组织实施了企业职工档案优质服务工程。在档案科设置了专门服务窗口，形成了一站式管理、一条龙服务、一个窗口对外的服务体系。适应信息时代发展的要求，开发了企业职工档案管理专用软件，建立了企业职工档案信息数据库，开展了企业职工档案电子网络化服务。通过网上查询，实现了企业职工档案信息管理与需求的和谐统一。在再就业工作中，全市5600多名失业职工通过网络查询系统做到了“五清”，即失业原因清、家庭现状清、实际收入情况清、求职择业意向清和职业技能状况清。该市以此为基础，对失业职工实施了再就业援助，使失业职工再就业率达到85％以上。其中1200多名“4050”和“三类困难家庭”等弱势人员全部实现了再就业。另外，该市还以企业职工档案为基础先后启动了“劳动就业预警工程”、“就业观念教育工程”，从根本上破解了劳动就业难题。据不完全统计，自企业职工档案集中管理以来，他们先后为职工解决技术、生活、待遇等各类难题2000多个，有力地维护了职工的合法权益，促进了社会的和谐稳定。
    文/杨竹军　刘建春